O problema
Depois que o cliente assina o contrato, ele precisa receber acesso ao portal, entender o cronograma da obra e saber quando vence o primeiro boleto. Sem automação, isso depende de um repasse manual do time comercial para o time de relacionamento — e é exatamente nessa passagem de bastão que informação se perde ou demora demais para chegar, gerando a primeira má impressão do cliente logo após fechar negócio.
Como a automação funciona
1. Gatilho na assinatura. Assim que o contrato é assinado eletronicamente, a automação recebe a confirmação com os dados do comprador e do contrato — sem esperar alguém abrir o sistema e processar manualmente.
2. Criação de acesso e boas-vindas. O cadastro do cliente é criado (ou atualizado) automaticamente no portal ou sistema de relacionamento, e uma mensagem de boas-vindas — com link de acesso, contato do time responsável e o que esperar dos próximos passos — é enviada por WhatsApp ou e-mail na hora.
3. Cronograma em linguagem simples. A automação busca o cronograma físico da obra no ERP e envia ao cliente de forma simplificada (marcos importantes, não um Gantt técnico que só engenheiro entende).
4. Primeiro boleto agendado. O disparo do primeiro boleto é agendado automaticamente conforme a data definida em contrato — sem depender de alguém lembrar de configurar isso.
5. Follow-up humano garantido. Uma tarefa é criada automaticamente para o time de relacionamento ligar para o cliente em até 48h e confirmar que tudo chegou certo — a automação cuida da entrega, mas o contato humano continua acontecendo, só que sem depender de alguém lembrar de agendar.
Plataformas usadas (e alternativas possíveis)
| Função | Usado neste caso | Também funciona com |
|---|---|---|
| Assinatura eletrônica | Clicksign / Autentique | DocuSign, D4Sign, Assinafy, CertSign |
| ERP de construção (cronograma) | Sienge | TOTVS Construtor, SAP Business One |
| Gestão de tarefas do follow-up | Trello / CRM | Asana, Monday, ClickUp |
| Comunicação com o cliente | WhatsApp / e-mail | SMS como reforço |
O que essa automação evita
O cliente não fica esperando alguém "lembrar" de mandar o acesso ou o cronograma. Não existe um contrato assinado às sextas-feiras que só é processado na segunda seguinte. E o time de relacionamento não corre atrás de informação que já deveria estar pronta quando ele liga.
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